بریم سراغ بخش پنجم که واقعاً گوگلشیت رو از اکسل جدا میکنه و بهش قدرتِ «اینترنتی» میده. به این بخش میگیم ویژگیهای ابری و هوشمند گوگل.
این ویژگیها مخصوصِ گوگلشیت هستن و توی اکسل آفلاین به این راحتی پیدا نمیشن. اینا همون چیزایی هستن که اگه توی رزومهت بنویسی یا به کارفرما نشون بدی، قشنگ معلوم میشه که با گوگلشیت زندگی میکنی!
قدرتهای ماورایی گوگلشیت؛ وقتی گوگل به دادت میرسه!
این توابع طوری طراحی شدن که انگار داری از «جستجوی گوگل» داخلِ فایلهات استفاده میکنی. بیا با مهمترینهاشون آشنا بشیم:
۱. تابع GOOGLETRANSLATE (مترجمِ جیبی)
فرض کن یه لیست از کلمات انگلیسی داری و میخوای همهشون رو سریع به فارسی ترجمه کنی. نمیخواد بری توی سایت گوگل ترنسلیت!
- نحوه استفاده: توی سلول بنویس
=GOOGLETRANSLATE(A2, "en", "fa") - این فرمول میگه: «متنِ داخلِ سلول A2 رو از انگلیسی (en) به فارسی (fa) ترجمه کن». به همین راحتی!
۲. تابع GOOGLEFINANCE (تحلیلگرِ بازار)
این تابع برای کسایی که بورس یا ارز دیجیتال دنبال میکنن، یه معجزهست.
- نحوه استفاده:
=GOOGLEFINANCE("CURRENCY:USDINR")(البته برای ریال یا سایر ارزها هم کار میکنه) - این تابع قیمت لحظهای ارزها یا سهام رو از اینترنت میگیره و میاره توی فایلت. یعنی دیگه لازم نیست دستی قیمت دلار رو آپدیت کنی؛ خودش هر چند دقیقه یه بار رفرش میشه!
۳. تابع IMPORTRANGE (ارتباطِ بین فایلها)
این برای وقتیه که «فایلِ اول» (مثلاً فاکتورها) رو داری، ولی نمیخوای دادههاش رو توی «فایلِ دوم» (مثلاً گزارشِ مالی) کپی-پیست کنی.
- نحوه استفاده: این تابع بهت اجازه میده دادههای یک فایل دیگه رو فقط با داشتنِ «آدرسِ لینکِ فایل» و «اسم شیت»، بکشی بیاری توی فایلِ فعلیت.
- مزیت: اگه توی فایلِ اول چیزی رو تغییر بدی، فایلِ دوم هم بلافاصله آپدیت میشه. این یعنی ساختنِ یه سیستمِ یکپارچه!
۴. Data Validation (ساخت لیستهای کشویی/Dropdown)
این ابزارِ «اعتبارسنجی دادههاست». خیلی وقتها میخوای کاربر توی یه ستون فقط بتونه «موجود»، «ناموجود» یا «در حال سفارش» رو انتخاب کنه و نتونه چیز دیگهای تایپ کنه (تا اشتباه تایپی پیش نیاد).
- برو توی منوی Data، بعد Data validation.
- اونجا یه لیست از گزینههات بساز. حالا توی اون ستون، یه پیکان کوچیک میاد که روش کلیک میکنی و گزینهها رو میبینی. خیلی حرفهای و تمیز!
فرض کن تو یه فایل داری که لیست مشتریهاته و میخوای اون رو بیاری توی یه فایل جدید.
فرمول نمونه برای IMPORTRANGE
ساختارش اینجوریه: =IMPORTRANGE("لینک_فایل_مبدأ", "اسم_شیت!محدوده_سلولها")
مثال واقعی: فرض کن لینک فایل اولت اینه: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AbCdEfGhIjKlMnOpQrStUvWxYz123456789/edit
و میخوای اطلاعاتِ سلولهای A1 تا C10 رو از شیت اول (که اسمش Sheet1 هست) بکشی بیاری توی این فایل جدید:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AbCdEfGhIjKlMnOpQrStUvWxYz123456789/edit", "Sheet1!A1:C10")
چند تا نکته که اگه رعایت نکنی کار نمیکنه:
- علامتِ نقلقول (Double Quotes): هم لینک فایل و هم اسم شیت و محدوده، حتماً باید داخل علامت نقلقول
""باشن. - اولین بارِ اجازه گرفتن (Access): وقتی این فرمول رو برای اولین بار میزنی، گوگلشیت یه خطا میده که توش نوشته
#REF!. نترس! فقط کافیه موس رو ببری روش، یه دکمه آبی میاد که نوشته Allow Access (اجازه دسترسی). اون رو که بزنی، دیتاها مثل جادو ظاهر میشن. - جداکننده: حواست باشه توی تنظیمات سیستمت، جداکننده فرمولهات چیه. بعضیها باید بین لینک و محدوده از
کاما (,)استفاده کنن، بعضیها هم ازسمیکولون (;)(بسته به تنظیمات منطقهای گوگلشیتت). اگه با کاما خطا داد، با سمیکولون امتحان کن.
چرا این فرمول انقدر محبوبه؟ چون با این کار، تو فقط یه «منبعِ اصلی» داری. مثلاً اگه قیمت کالاها توی فایلِ اولت تغییر کنه، چون فایل دوم داره از اونجا میخونه، اون هم اتوماتیک آپدیت میشه. یعنی دیگه لازم نیست برای هر فایل، لیست قیمتها رو دستی عوض کنی.
تمرینِ خفن برای تست این قدرتها:
۱. یه سلول رو انتخاب کن و با GOOGLETRANSLATE یه کلمه رو از انگلیسی به فارسی ترجمه کن.
۲. یه لیست کشویی (Dropdown) برای وضعیتِ پرداختِ هزینههات بساز (مثلاً: «پرداخت شده»، «در انتظار»، «لغو شده»).
۳. (اگر فایل دیگهای داری) سعی کن با IMPORTRANGE یه سلول از اون فایل رو توی این فایلِ جدیدت فراخوانی کنی.
