خب، حالا میخوایم یه کم از حالت «دفترچه یادداشت» دربیایم و به گوگلشیتمون «هوش» بدیم!
فرمتدهی شرطی (Conditional Formatting) دقیقاً همون چیزیه که باعث میشه وقتی یه فاکتور یا لیست کارهای روزانه داری، گوگلشیت خودش بفهمه کدوم آیتمها وضعیت بدی دارن و با رنگشون بهت هشدار بده. مثلاً بگه: «هی! این پرداخت عقب افتاده» یا «این موجودی انبار کمه».
بزن بریم:
فرمتدهی شرطی: وقتی گوگلشیت خودش حرف میزنه!
فکر کن یه لیست از هزینههای ماهانهات داری. نمیخوای دونهدونه چشمت رو بذاری روی اعداد تا ببینی کدوم هزینه بیشتر از ۵۰۰ هزار تومنه. میخوای گوگلشیت خودش اونایی که گرونن رو «قرمز» کنه. این دقیقاً کارِ Conditional Formatting هست.
۱. چطور فعالش کنیم؟
خیلی راحته:
- ستونی که اعداد توش هست رو با موس انتخاب کن.
- برو توی منوی Format و گزینه Conditional formatting رو بزن. یه پنل سمت راست صفحه برات باز میشه.
۲. تنظیم قانون (Rule)
توی پنلی که باز شده، گوگلشیت ازت میپرسه: «میخوای چه قانونی اجرا بشه؟»
- توی قسمت Format cells if، کلی گزینه داری. مثلاً گزینه
Greater than(بزرگتر از) رو انتخاب کن. - زیرش یه باکس میاد، توش بنویس:
500000. - حالا توی قسمت Formatting style، رنگ قرمز رو انتخاب کن.
- دکمه Done رو بزن.
حالا هر عددی که توی اون ستون بنویسی و بیشتر از ۵۰۰ هزار باشه، خودبهخود قرمز میشه! اگه عدد رو تغییر بدی و کم کنی، رنگش هم برمیگرده به حالت عادی. جادو همینجاست!
۳. استفاده از «آیکونها» برای درک سریعتر
توی همون پنلِ Conditional formatting، اگه روی تب Color scale بزنی، میتونی به جای یه رنگ ثابت، از طیف رنگی استفاده کنی. مثلاً بهش بگی: «کمترین عدد رو سبز کن و بیشترین عدد رو قرمز». اینطوری با یه نگاه میفهمی کدوم هزینهات از همه سنگینتره.
۴. پاک کردن قانون
اگه یه زمانی خواستی این هوشمندی رو از روی جدول برداری، کافیه دوباره پنلِ Conditional formatting رو باز کنی، روی اون قانونی که ساختی موس رو ببری و علامت «سطل آشغال» رو بزنی. به همین راحتی!
تمرینِ خفن برای اینکه ملکه ذهنت بشه:
این تمرین رو حتماً انجام بده چون خیلی حال میده: ۱. یه لیست از ۵ تا عدد فرضی بنویس (مثلاً نمرات یه امتحان از ۲۰). ۲. این فرمت رو بهشون بده: «هر نمرهای که زیر ۱۰ هست، قرمز بشه» و «هر نمرهای که بالای ۱۸ هست، سبز بشه». ۳. حالا نمرهها رو تغییر بده و ببین چطوری رنگها همزمان با اعداد عوض میشن!
