بنچ مارکینگ یا الگوبرداری چیست ؟ اگه قراره یه شرکت موفق باشه، باید عملکردش رو به شیوه ای ثابت سنجش و ارزیابی کنه. برای انجام ارزیابی عملکرد، کسب و کارها باید یه سری استانداردها رو برای خودشون تعیین کنن و عملکردشون رو بر اساس افراد شناخته شده صنایع یا بهترین روش‌های عملکرد سایر صنایع که در محیط یکسان فعالیت میکنن، بسنجنن.
به طور معمول در اصطلاح های مختلف مدیریتی به این روند بنچ مارکینگ یا الگوبرداری گفته میشه. فرایند سنجش میزان عملکرد اصولاً پیچیدگی خاصی نداره. مقداری دانش و تجربه عملی در این زمینه، برای موفقیت این فرایند کافیه. بهتره مدیران شرکت‌ها و علاقه‌مندان به بنچ مارکتینگ، مراحل اصلی بنچ مارکینگ یا الگوبرداری رو بدونن و مورد استفاده قرار بدن. مراحل فرایند الگوبرداری رو در ادامه مقاله برای شما توضیح میدیم.
مرحله برنامه ریزی به عنوان اصلی ترین مرحله بنچ مارکینگ
قبل از درگیر شدن در فرایند بنچ مارکینگ با الگوبرداری باید فعالیت هایی که نیاز به سنجش دارن، شناسایی کنن. فعالیت هایی که توان ایجاد مزایا رقابتی در مقایسه با صنایع دیگه رو دارن، در اولویت هستن. این فعالیت‌ها معمولاً هزینه ارزش و حجم بالایی دارن. این که در فرآیند الگوبرداری نتایج خوبی به دست بیارن، باید ورودی و خروجی فعالیت‌ها دوباره تعریف بشن. فعالیت‌هایی که برای مقایسه شدن انتخاب میشن، باید قابل اندازه گیری باشن تا در واقع معیارهای معیار رو به دست بیارن. قبل از شروع فرایند سنجش، جریان فرایند فعالیت‌ها کاملاً در نظر گرفته میشه. مثلا خوب پیش رفتن یک فعالیت نباید به ضرر فعالیت‌های دیگه باشه.
همچنین تنظیم دقیق فعالیت‌ها برای ارزیابی صادقانه نقاط ضعف و قوت اهمیت زیادی داره. یکی دیگر از گام های مهم فرآیند برنامه‌ریزی انتخاب شرکت معیار مناسبه که عملکرد فعالیت مورد نظر بر اساس آن شرکت اندازه گیری بشه. شرکت معیار میتونه یک واحد یا گروه جمعی از شرکت‌ها باشه که از لحاظ کارایی به صورت بهینه فعالیت میکنن. چرا باید قبل از فرایند مهم سنجش، اهداف خودشون رو انتخاب کنن.
مرحله جمع آوری اطلاعات
مجموعه اطلاعات رو میشه به عنوان دو بخش فرعی داده‌های اولیه و داده‌های ثانویه تقسیم کرد. به طور کلی داده‌های اولیه اطلاعات مستقیم خود شرکته، در حالی که داده‌های ثانویه اطلاعات جمع شده از انواع رسانه‌های جمعی مثل نشریات مطبوعات یا وب‌سایت‌ها و… است.
جمع آوری اطلاعات می‌تواند از طریق تحقیقات اکتشافی، تحقیقات بازار، تحقیقات کمی، مکالمات غیر رسمی، پرسشنامه، مصاحبه و… باشد. تحقیقات اولیه شرکتی که قراره مورد سنجش قرار بگیره، باید روش های جمع‌آوری داده‌های خودش رو دوباره تعریف کنه.
برای موفقیت در حیطه جمع‌آوری اطلاعات برای بنچ مارکتینگ یا الگوبرداری بهتره پیش‌نویس پرسشنامه به صورت مصاحبه استاندارد شده تهیه بشه، تحقیقات اولیه از طریق مصاحبه یا تلفن یا ایمیل انجام بشه، فعالیت مورد نظر از نزدیک مشاهده بشه و داده‌ها به شیوه سیستماتیک مستند سازی بشه.
مرحله تجزیه و تحلیل داده ها جمع آوری شده
بعد از جمع آوری اطلاعات و داده‌های لازم، تجزیه و تحلیل صحیح و مناسب این اطلاعات اهمیت خیلی زیادی داره. گام‌های اصلی مربوط به تجزیه و تحلیل اطلاعات در فرایند بنچ مارکتینگ و الگوبرداری شامل تجزیه و تحلیل داده‌های موجود، ارائه داده‌ها در قالب گرافیکی برای دست یابی آسان، پیش بینی نتیجه حاصل از تجزیه و تحلیل داده‌ها، طبقه‌بندی شکاف موجود در عملکرد فعالیت‌ها، شناسایی عوامل ریشه‌ای ایجاد شکاف‌ها که به آن توانمندسازی گفته میشه.
مرحله اجرا فرایند بهبود و تغییر
در این مرحله از فرایند سنجش، انجام سخنرانی اجباری میشه. به این معنا که باید تغییرات گسترده اتفاق بیفته. به طوری که شکاف موجود بین عملکرد واقعی و عملکرد ایده‌آل کمتر بشه و تا جایی که ممکنه این شکاف از بین بره. این برنامه که برای انجام رسمی تغییر ترویج داده میشه، باید بتونه فرهنگ سازمان روحفظ کند و بر اساس اون فرهنگ تدوین بشه. از این طریق مقاومت در برابر تغییر به کمترین مقدار میرسه.
از مهم ترین عوامل در فرآیند موفقیت سنجش معیار، اطمینان نداشتن از تعهد مدیریت و کارکنان به فرایند تغییر و وجود منابع کافی برای انجام بهبودهای لازم در فرآیند سنجش فعالیته.
مرحله نظارت بر فرایند اجرا و بهبود فعالیت ها
نظارت در فعالیت بنچ مارکینگ یا الگوبرداری مثل تمام پروژه‌های دیگر لازمه. برای بهره بردن از مزایا فرایند سنجش، باید ارزیابی سیستماتیک به طور مرتب انجام بشه. جمع آوری اطلاعات مورد نیاز و تجزیه و تحلیل آن‌ها، ارزیابی مقدار پیشرفت حاصل شده تحت تاثیر انجام فرآیند بهبود عملکرد، تکرار مجدد میزان تاثیر تغییرات و انجام کارهایی برای تعادل سازی همگی مربوط به فرایند نظارته.
مزایا و معایب بنچ مارکتینگ
با استفاده از مراحل بنچ مارکینگ یا الگوبرداری شرکت‌ها بر اساس سنجشی که انجام میدن، مناطقی با عملکرد ضعیف رو مشخص می کنن که باید در این قسمت تغییراتی در نحوه انجام کارها ایجاد بشه. باید بدونین انجام این سنجش مزایا و معایبی داره. مزایا انجام چنین سنجش هایی شامل مقایسه روش های مهندسی، جمع آوری اطلاعات و داده ها، شناخت روال اداری و انواع شاخص های عملکرد برای هر کدام از فرآیند های مورد مطالعه، باعث ایجاد یک سری نمودارها میشن که روابط کلیدی را به تصویر می‌کشن و زمینه‌های بهبود رو برای مدیران شناسایی میکنن.
معایب انجام این سنجش‌ها به دلیل تمرکز بر روش‌های خاص مدیریت محوره. به این معنا که یک مانیتور خارجی باید به اطلاعات ارائه شده توسط شرکت‌ها وابسته باشه. مقایسه جزئیات یکسری ابزارهای برقی می تونه به خاطر ویژگی‌های خاص هر کدام از آن‌ها مشکل ساز باشه.
نتیجه گیری
در این مقاله درباره بنچ مارکتینگ یا الگوبرداری صحبت کردیم. مراحل مربوط به بنچ مارکتینگ شامل برنامه‌ریزی، جمع آوری اطلاعات، فیلم تحلیل داده‌ها، اجرا و نظارت رو به طور کامل اسم بردیم و توضیح دادیم. همچنین مزایا و معایب انجام چنین سنجش‌هایی رو در فعالیت ها و بهبود اونا گفتیم. همونطور که فهمیدین سنجش میتونه با شناسایی زمینه‌هایی برای بهبود و اصلاح، گردش کار و ارزش ساختار سازمان رو بیشتر کنه. در واقع کار و تلاش یه شرکت یا نهاد برای بهبود مستمر فعالیت های خودش ارزش بسیار زیادی داره.
اگه به دنبال بنچ مارکینگ یا الگوبرداری از شرکت‌های معیار برای بهبود کسب و کار خودتون هستین، می تونین اطلاعات موجود در این مقاله را مطالعه کنین و برای روند سنجش فعالیت های مدنظرتون، مراحل گفته شده رو به ترتیب انجام بدین تا در نهایت به موفقیت در این زمینه برسین. تلاش مستمر شما در این زمینه حتما نتیجه میده.